Excelやスプレッドシートでの管理はNGか

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原価管理や予実管理など多くの社内のデータを基に実施する管理会計では、Microsoft Excelをはじめとする表計算ソフトが広く活用されています。多くの人が扱いに慣れていて汎用性が高く、運用コストを抑えることができるExcelは管理会計に適しています。

しかし、Excelの限界を超えて使い続けていると、かえって業務効率を低下させる原因にもなりかねません。扱うデータ量が増えた場合などには、Excelを使用する場面を限定したり、代替システムを導入したりすべきです。

管理会計にExcelを活用するメリット

Excelでの管理には大きなメリットがあります。

導入しやすく自由度が高い

企業で働く人にとって、Excelは誰もが一度は使ったことのあるツールであることから、導入のハードルは非常に低く、また研修もほとんど不要なことから導入コストが抑えられます。

マクロや関数などを使いこなせば、分析やグラフ化、レポート作成などさまざまなデータ処理ができることも大きな魅力です。カスタマイズの自由度も高いので、必要なデータ・処理に合わせた独自のフォーマットを自分で作成できます。

また、共通のサーバーにファイルを置いておけば、複数のパソコンで共有・閲覧することが可能です。

管理会計にExcelを活用するデメリット

一方で、Excelのデータ管理には上限があるため注意が必要です。

データ管理に限界がある

管理会計のためのデータ量が多い場合や、長期にわたるデータを扱う場合には、Excelでの処理が難しい場合があります。

また、複雑なマクロや関数を導入していると次第に処理に時間がかかりく、作業の効率も悪化していきます。最終的には動かなくなったり、ファイルが壊れてしまうリスクも高くなります。

さらに関数やマクロに詳しい人しか扱えないような状態になると作業が属人化し、担当者が変わるとExcelファイルを一から作り直す必要が生じます。

他のツールとの連携、リアルタイムでの共有が難しい

複数人での運用にも向いていません。サーバー上のファイルを複数人で閲覧することはできますが、通常の使用方法では同時編集はできません。他のツールとの連携も難しいことから、リアルタイムで情報共有するためのツールには不向きだと言えます。

専門ツールの併存も検討を

小規模データならExcelの運用方法を見直すことで効率化も

デメリットを考えると、管理会計のためのデータをExcelで管理することを断念し、専門のツールやシステムへ移行しなければならないようにも思えますが、必ずしもそうではありません。

扱うデータ量がそれほど大きくはなく、共有すべき人の数も限られているのであれば、他のシステム・ツールに置き換えるより、Excelの運用方法を見直すほうが作業を効率化できるかもしれません。

またExcelを完全に止めるのではなく、Excelでは難しい処理だけを他のツール等に移行し、Excelによるデータ処理と併存させるというのも有効な選択肢です。

Excelの特性が原因となったトラブルが頻発していたり、企業の規模が大きくなってデータ量が限界を超えたりするような場合は、専門ツールへの本格的な移行を検討すべきでしょう。その場合もExcelで実施していた作業内容や目的を正確に把握し、どんなツールに移行すればその目的を達することができ、さらには効率化できるかをよく考えて選定することが必要です。