BIツールのメリット・デメリット

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客観的なデータを経営に活用するため、BIツールを活用する企業が多くなっています。

BIは「ビジネス・インテリジェンス」の頭文字で、BIツールは社内に散らばっている各種データを効率よく収集・分析してくれます。管理会計にも有効で、活用法は多岐にわたるため、機能と仕組みをよく理解し、目的を定めて導入することが重要です。

BIツールとは

現代の企業経営は、データ分析なしには成り立ちません。日々の企業活動で収集されるデータをどう分析し、経営に活用するかが企業経営の成功の鍵になっています。

企業では、営業やマーケティング、会計などさまざまなシステムやツールが活用されています。顧客の情報はCRM（顧客管理システム）、営業の情報はSFA（営業支援システム）など異なるシステムでデータが管理されていれば、データ形式もバラバラになってしまいます。

これを社内で収集・分析することを可能にしたのがBIツールです。収集・分析されたデータを、レポートや図表、グラフなどで分かりやすく表示することができ、管理会計や経営判断への効率的な活用が可能になるのです。

BIツールの導入メリットは多数ありますが、データの収集と分析にかかる手間や時間を大幅に削減できることは、経営者にとっては大きな魅力となります。

小規模な企業では、担当者が各部門のデータを収集した上で手作業でエクセルにまとめ、分析するということもあり得ます。しかし、各部署でそれぞれ違う形式で保存されているデータを集計するだけでも膨大な時間がかかる上、入力ミスなどのリスクも伴います。

BIツールを使えば、各部署のデータを一括集計して即座に分析し、図表やグラフとして分かりやすく表示してくれます。経営データの分析が効率的にできるようになる上、データが数字ではなく図表やグラフで表示されることで、管理会計による経営状況の現状把握が容易になります。

さらに最新のデータを活用した意思決定ができ、市場の変化にも素早い対応が可能になるのです。

まず初期設定には一定の手間がかかり、またITの専門知識がある人材が必要です。既存の各種システムと連携させ、自社に適した設定を行うには、かなりの専門知識と時間が必要になります。

また一定の費用がかかります。特にクラウド型のBIツールの場合は利用料金を継続的に支払う必要があり、利用人数が多いと高額になるケースもあるため注意が必要です。またクラウド型の場合は、少ないながらもセキュリティリスクもあります。

BIツールを導入しさえすれば、企業経営に必ず役に立つというものではありません。事前に特徴を理解し、どんな目的で使いたいのかを確認しておきます。

まず自社にとってどんな機能が必要なのか、さらにどの範囲で利用するのが効果的かを事前に決めておきます。「何に使えるか分からないが、とりあえず導入」というだけでは、失敗に終わりかねません。

従って、まずは自社の問題点・課題をよく分析し、どんな機能があればその解決に役立つのかを検討します。この点が明確になれば、解決に適したBIツールや機能が分かり、より高い効果を得られるでしょう。

まずは限られた部署でのトライアルで効果を確認し、より広い活用に移行するという方法も有効です。